После инсталляции и запуска программы запрашивается ваше имя и пароль. В поле "Ваше имя" следует ввести "1", в поле "Пароль" следует ввести "1".

На первых порах, пока идет знакомство с программой, можно пользоваться формальным входом с именем "1". Однако в дальнейшем следует зарегистрировать реальных пользователей и определить их права доступа.

Следует иметь в виду, что в поле "Пользователь" лучше указывать Фамилию пользователя, а в поле "Системное имя" - любое сочетание знаков, которое пользователь сам себе выберет для входа в систему. Пароль входа в систему каждый оператор определяет для себя самостоятельно.

Заполняя карточку сведений вашей организации следует помнить, что в штатном режиме поле ИНН не доступно для редактирования. В поле "Учетная запись" следует указать условное название, по которому удобно распознавать эту учетную запись. Остальные поля формы предназначны для ввода реквизитов (учетных сведений) организации. Если учетных записей несколько - следует заполнить реквизиты организации для каждой из учетных записей.

После инсталляции программы все таблицы базы данных "СиЗиФа", включая таблицу прайс-листов, - пустые.

Для создания прайс-листа в разделе "Прайсы" следует использовать кнопку "Новый".

В карточке прайс-листа следует определить его название в поле "Прайс-лист" и, используя кнопку "Добавить", заполнить прайс-лист позициями. Названия позиций прайс-листа - это то, что будет включаться в счет для оплаты. Названия позиций прайс-листа следует записывать кратко, лаконично, например: "Труд,1/20,цвет" или "Известия,рекл.статья".

Если в карточке прайс-листа задан параметр "Периодический", следует сформировать график - кнопка "График". Понятие "график" хорошо иллюстрируется на примере периодического издания, тогда график - это график выхода издания. Для формирования графика следует задать начальный номер издания, дату сдачи материалов и дату выхода издания. Затем, установив начальную позицию для дальнейшего пересчета, следует нажать на кнопку "Пересчитать", задать интервал пересчета и указать количество номеров выхода издания для пересчета.

Программа автоматически пересчитает график на заданное количество номеров.

Чтобы задать правило автонумерации счетов (заказов), следует обратиться к разделу Администратор. Здесь в закладке "Счет\Заказ" есть таблица, в которой можно задать стартовый номер для автонумерации. Номера заказов могут быть чисто цифровыми и с буквенными префиксами. Для каждого буквенного префикса можно задать свой план автонумерации. Для того, чтобы задать стартовый номер для заказов без буквенного префикса, следует задать этот номер в строке с пометкой "Без буквы".

Кроме правила автонумерации заказов в данном окне настройки можно задать следующие параметры "по умолчанию":

- размер комиссионных в %, сумма комиссионных вычисляется и подставляется в счет; если комиссионные не требуются, следует задать значение "0";

- налог на рекламу в %, актуален для регионов России;

- точность скидки/наценки - задается количество знаков после запятой при задании % скидки или наценки.

Чтобы задать правило автонумерации счетов-фактур следует обратиться к разделу Администратор. Здесь в закладке "Счет-фактура" есть таблица, в которой можно задать стартовый номер для автонумерации. Предусмотрено несколько планов автонумерации, различающихся кодом. Для каждого кода можно задать свой стартовый номер автонумерации.

Кроме правила автонумерации счетов-фактур в данном окне настройки можно задать следующие параметры "по умолчанию":

- % НДС по умолчанию;

- % комиссионных по умолчанию при выписке счетов-фактур с комиссионным вознаграждением;

- % налога с продаж по умолчанию;

- Страна-производитель -  название, подставляемое в счет-фактуру по умолчанию.

В разделе "Касса" имеется две таблицы проводок: "Проводки по счетам" и "Внутренние перемещения".

Первая из этих таблиц заполняется автоматически при регистрации платежей клиентов или платежей подрядчикам.

Вторая таблица - "Внутренние перемещения" - предназначена для регистрации начального сальдо и внутренних перемещений денег: из кассы в банк, из банка в кассу, под отчет и др.

В нижней части окна следует вбрать кнопку "Новый", по которой откроется карточка для регистрации внутренней проводки. Заполните поля:

- в поле "Дата" - дата начального сальдо;

- в поле "Основание" - НАЧАЛЬНОЕ САЛЬДО";

- в поле "Контрагент" - Имя исполнителя;

- в поле "Сумма" - значение начального сальдо;

- в поле "Примечание" - "НАЧАЛЬНОЕ САЛЬДО".

Следует выбрать тип проводки - "Дебет" и сохранить введенную информацию.

Аналогично выполняется задание начального сальдо по банку в разделе:

Банк\Внутренние перемещения\Новый.

В таблице клиентов, которая при первом открытии - пустая, следует нажать кнопку "Новый" для открытия учетной карточки для нового клиента. Данные учетной карточки клиента используются для оформления документов, организации контактов и для других нужд. Красные поля карточки - обязательны для заполнения. Остальные поля заполняются по надобности. Поле "Название кратко" - это условное краткое название фирмы, используемое менеджером для быстрого поиска и идентификации клиента и не используемое для других целей.

В таблице клиентов для каждого клиента можно открыть дополнительную таблицу со списком его заказов, его платежей и счетов-фактур, выписанных клиенту. Чтобы перейти к списку заказов клиента, следует нажать на кнопку "Заказы" и в открывшемся окне нажать на кнопку "Новый" - откроется карточка нового заказа.

Заполнение карточки заказа следует начать с кнопки "Добавить", которая позволит наполнить заказ работами из прайс-листа. Для каждой позиции заказа следует определить количество, скорректировать цену, если она отличается от цены по прайс-листу, назначить скидку и наценку, можно также написать небольшой комментарий.

Если позиция заказа представляет собой публикацию рекламы в СМИ, следует задать план публикаций (кнопка "План" или двойной клик по клетке таблицы заказа в столбце "План").

Номер заказа определится при выходе из заказа - программа предложит присвоить номер. Можно также использовать кнопку "№!". В обоих случаях сработает правило автонумерации. Если номер заказа ввести в поле "Заказ №" вручную - автонумерация отменяется.

Программа предложит список возможных форм печати (отчетов), из которых следует выбрать требуемый, например - "Счет". Перед печатью на принтер целесообразно просмотреть документ.

По завершении работы с заказом - выйти из карточки заказа с сохранением.

В таблице заказов оплаченные заказы имеют черный цвет, неоплаченные или недооплаченные - красный цвет.

Чтобы оплатить красный (неоплаченный) заказ, следует выделить строку с этим заказом, нажать на кнопку "Оплатить" и выбрать тип платежа - наличный или безналичный.

Далее следует заполнить открывшуюся карточку платежа, указав номер, дату и сумму платежа, и сохранить введенные данные.

Деньги, поступившие от клиента, можно зарегистрировать в таблице платежей данного клиента.

Для этого в таблице платежей клиента следует воспользоваться кнопкой "Новый" и открыть карточку платежа, в которой заполняется номер и дата платежа, сумма платежа и комментарий к платежу.

Вся сумма платежа может быть использована для погашения одного или нескольких заказов, целиком или частично.

В таблице платежей наличные платежи имеют зеленый фон, безналичные - белый фон. Платежи, сумма которых использована не полностью, имеют красный цвет букв.

Счет-фактура может быть выписана по счету, по платежу или произвольно. При выписке счета-фактуры по счету в счет-фактуру по желанию можно включить позиции счета или оставить общую формулировку.

Кроме того счет-фактура может быть выписан "по отгрузке", однако этой возможностью целесообразно воспользоваться после получения некоторого опыта работы с программой.

Номер счета-фактуры можно ввести произвольно на свое усмотрение или воспользоваться кнопкой "№!" для автонумерации.

Чтобы получить представление о списке и содержании отчетов, которые имеются в программе следует в главном меню выбрать кнопку "Отчеты" и последовательно пройти по открывшемуся списку отчетов.

Смысл этих отчетов станет понятен, когда система будет заполнена информацией.

Значения "быстрых клавиш" для текущего открытого окна системы можно всегда посмотреть, если открыть разделы "Таблица" или "Окно" в самом верхнем меню серой строки колонтитула окна программы.

Кроме того полезно знать, что " клик" по правой кнопке "мышки" в любой заполненной строке открытой таблицы вызывает дополнительное меню с дополнительными функциями программы, такими как "Отчеты", "Выборка", "Поиск" и другими.